При закрытии обособленного подразделения когда сдавать ндфл

При закрытии обособленного подразделения когда сдавать ндфл

С 01.01.2019 устанавливаются более жесткие правила беспошлинного ввоза в РФ из-за границы товаров для личного пользования.

В свежем номере читайте:

Налоговая служба утвердила новую форму справки 2-НДФЛ. Применять эту форму налоговые агенты должны будут начиная с представления сведений за 2018 год. Чем же новая справка отличается от ныне действующей?

В том числе и о тех, на которые в ближайшее время работников брать не планирует.

С середины октября у клиентов Сбербанка появилась возможность переводить бонусы, полученные по программе «Спасибо», в рубли.

Работодатель не вправе разбить ежемесячное пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет на две части и выплачивать часть пособия в аванс, а часть при окончательном расчете с сотрудниками за месяц.

Летом 2018 года Налоговая служба направила территориальным инспекциям письмо, в котором содержалась инструкция по аннулированию деклараций по НДС и налогу на прибыль. Теперь ФНС решила отменить этот документ.

Порядок сдачи формы 6-НДФЛ по обособленным подразделениям

6-НДФЛ по обособленным подразделениям сдается с соблюдением особых требований. Что это за требования и как не ошибиться с адресом отправки отчета по действующему и ликвидирующемуся подразделению, расскажем в нашей статье.

Открываем обособленное подразделение: как и куда сдавать 6-НДФЛ

Обязанность по оформлению и сдаче 6-НДФЛ по обособленным подразделениям (ОП) у компании возникает, если выплачены доходы:

  • работникам, исполняющим трудовые обязанности на территориально отдаленных от головного офиса стационарных рабочих местах (созданных на срок более 1 месяца);
  • физическим лицам по договорам гражданско-правового характера, заключенным уполномоченными лицами от имени ОП.

Если доход выплачен хотя бы 1 такому физическому лицу, у бухгалтерской службы может возникнуть вопрос: как сдать 6-НДФЛ по обособленному подразделению?

Алгоритм заполнения разделов 1 и 2 отчета 6-НДФЛ по обособленным подразделениям ничем не отличается от подобного отчета по головной компании.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Требования к заполнению 6-НДФЛ содержатся в приказе ФНС России от 14.10.2015 № MMB-7-11/[email protected]

Пристального внимания потребует заполнение титульного листа отчета 6-НДФЛ, а точнее ячеек, предназначенных для кодов налогового органа, в адрес которого он представляется, а также КПП и ОКТМО подразделения.

Даже если несколько ОП одной фирмы зарегистрированы в одной налоговой инспекции, действует единое правило: представить 6-НДФЛ обязано каждое ОП по месту своего налогового учета, независимо:

  • от количества зарегистрированных фирмой ОП;
  • численности получающих от ОП доход физических лиц;
  • иных условий деятельности ОП.

Налоговые агенты — крупнейшие налогоплательщики (КН) вправе выбрать адрес подачи 6-НДФЛ по месту учета:

  • компании в качестве КН;
  • или своих ОП.

На титульном листе 6-НДФЛ необходимо отразить КПП и ОКТМО того ОП, которое выплатило доходы физлицам. См. «Как оформить 6-НДФЛ за филиал?».

Обособленное подразделение закрывается: куда представить 6-НДФЛ при закрытии

Если подразделение закрывается, как сдать 6-НДФЛ? Подобный вопрос может возникнуть в любой момент после принятия решения о ликвидации одного или нескольких ОП компании.

При этом работники данного ОП могут быть:

  • Переведены в другое ОП или головной офис. С момента такого перевода выплачиваемый им доход попадет уже в другой 6-НДФЛ — того подразделения, куда их перевели.

О том, как заполняется отчет при перемещении работника между подразделениями, читайте в материале «Как заполнять 6-НДФЛ, если работник «кочует» по подразделениям (примеры)».

  • Уволены. Если ликвидируется компания в целом вместе со всеми ОП, заключительный отчет 6-НДФЛ, оформленный по данному ОП, будет последним отчетом, в котором отразятся суммы дохода и НДФЛ, а также соответствующие даты (получения дохода, удержания налога и его перечисления) по уволенным сотрудникам.

О процедуре увольнения работников при реорганизации фирмы см. в статье «Порядок увольнения работника по инициативе работодателя».

При оформлении 6-НДФЛ по ОП, которые планируется ликвидировать, необходимо придерживаться следующих правил:

  • отчетный период для 6-НДФЛ — от начала года (или с момента регистрации ОП, если оно создано и ликвидируется в течение календарного года) до даты снятия с налогового учета (завершения процесса ликвидации);
  • сдавать последний отчет 6-НДФЛ необходимо по месту нахождения закрываемого ОП.

Об особенностях отражения в 6-НДФЛ выплат при увольнении читайте в материале «Как правильно отразить выплаты при увольнении в 6-НДФЛ?».

Налоговым агентам — КН снова дается возможность выбора: подать последний отчет 6-НДФЛ по ликвидируемому ОП в ту инспекцию, в которой компания зарегистрирована как КН, или по месту регистрации ликвидируемого ОП.

6-НДФЛ по обособленным подразделениям подается в налоговую по месту их регистрации. Такое же правило действует при подаче последнего отчета 6-НДФЛ в случае закрытия подразделения.

У крупнейших налогоплательщиков есть выбор: отчитываться за подразделение по форме 6-НДФЛ в инспекцию по крупнейшим налогоплательщикам или по месту учета подразделения.

6-НДФЛ по обособленному подразделению: куда сдавать

Законодательно закреплено обязательство налоговых агентов составлять 6-НДФЛ по обособленным подразделениям. Форма подается в контролирующий орган с поквартальной периодичностью. Шаблон документа закреплен Приказом, изданным ФНС 14.10.2015 г., № ММВ-7-11/450. Особенность бланка в том, что он отображает накопленные с начала годы величины доходов и удержаний из них не по отдельно взятому человеку, а сразу по всем наемным работникам и другим физическим лицам, по отношению к которым отчитывающееся предприятие является налоговым агентом.

Отчетность обособленных подразделений

Организация учета на объектах, признаваемыми обособленными подразделениями налогового агента, сопровождается необходимостью содержания отдельного штата бухгалтерских работников в таких структурах. Потребность в привлечении дополнительных специалистов обусловлена требованиями по самостоятельному начислению зарплаты обособленными подразделениями и подготовке отчетных данных.

По головной организации и каждой обособленной структуре заполняется ежеквартальный Расчет по подоходному налогу. Куда сдавать 6-НДФЛ по обособленному подразделению – отчетная форма должна быть направлена в два адреса:

  • в налоговый орган, к которому относится головная структура;
  • в отделение ФНС, обслуживающее обособленное подразделение (основание – налог перечисляется с привязкой к месту нахождения агента).

При заполнении бланка Расчета должны быть учтены суммы доходных поступлений и налогов по ним в отношении наемного персонала подразделения и лиц, сотрудничество с которыми основывается на соглашениях ГПХ. Правило закреплено п.2 ст. 230 НК РФ. Для крупнейших налоговых агентов предусмотрен особый порядок сдачи 6-НДФЛ. Таким организациям предоставлены полномочия самостоятельного выбора одного из двух вариантов:

  • подача формы может осуществляться в несколько отделений ИФНС с привязкой к местам нахождения обособленных структур предприятия;
  • допускается отправка заполненного документа только в ту инспекцию, в которой учреждение числится в качестве крупнейшего агента.

Оформление титульного листа – шифр места представления

При наличии у предприятия обособленных структур форма Расчета по подоходному налогу должна направляться в два отделения ФНС. Чтобы идентифицировать, какой из бланков подается по месту регистрации головного офиса, а какой с привязкой к месту нахождения обособленного подразделения, на Титульном листе бланка проставляются разные кодовые обозначения:

  • шифр 212 используется при сдаче формы в орган, находящийся по месту учета головной структуры компании;
  • числовая комбинация 213 указывается крупнейшими налогоплательщиками, которые приняли решение сдавать отчетность только по месту своей регистрации;
  • цифра 220 означает, что 6-НДФЛ подается в налоговый орган, зарегистрировавший и контролирующий расчеты с бюджетом обособленного подразделения.

Расчет за ликвидированные обособленные подразделения

Если подразделение, обладающее признаками обособленной структуры, планируется закрыть, форму 6-НДФЛ по нему надо подавать по общим правилам. В ситуации с филиалами, прекратившими свое существование, отчеты по результатам их работы должны быть составлены в оговоренные законодательством сроки и сданы в контролирующий орган. При закрытии обособленные подразделения снимаются с учета в ФНС, поэтому за них Расчет по НДФЛ должен направляться по месту регистрации головной организации, а в реквизитах указывается КПП прекратившего деятельность подразделения.

Как сдавать 6-НДФЛ по обособленным подразделениям

Для каждого налогового агента, даже если он впервые взял на себя обязательство по заполнению и перечислению средств в бюджет, процесс осваивания всех обязательных действий происходит без ошибок. Но чаще всего подобная идиллия длится до момента сдачи 6-НДФЛ по обособленному подразделению.

Кто обязан сдавать отчет

Такая обязанность у компаний может появиться при выплате доходов:

  • Работникам, которые занимались выполнением своих трудовых обязанностей, находящихся не на территории головного офиса, а в другом принадлежащем компании офисе. Длительность работы в этом случае должна составлять не менее 1 месяца.
  • Физлицам, заключившими ранее с лицами, обладающими определенными полномочиями филиала, договор о выполнении ряда работ.

В этих ситуациях даже проведение выплаты дохода одному физлицу способно вызвать у бухгалтера ряд вопросов относительно 6-НДФЛ, заполняемого для обособленного подразделения.

Процедура заполнения документации идентична заполнению 6-НДФЛ для головной компании. Хотя особое внимание придется заполнению титульного листа: а именно ячейкам, созданным для внесения в них информации в виде кода налогового органа, КПП и ОКТМО.

Куда сдавать 6-НДФЛ обособленного подразделения

Стоит помнить о небольшом нюансе. Независимо от того, сколько в компании зафиксировано ОП в одной ИФНС, в определенный срок головной фирмой должны быть предоставлены 6-НДФЛ по обособленным подразделениям, для каждого — в отдельно заполненном документе. На предоставление отчета на каждое ОП в отдельном варианте не оказывает влияния численность ОП у головной фирмы. Не влияет на процесс заполнения 6-НДФЛ также численность физлиц, получающих от них доход, и даже определенные условия деятельности ОП.

Таким образом, каждый агент при наличии даже одного ОП должен осуществлять передачу бланков 6-НДФЛ в две инстанции. Один бланк должен быть доставлен в основной налоговый орган. А вот второй — в ИФНС, расположенную на территории, где фактически находится обособленное подразделение.

Стоит также уточнить, куда должны в этой ситуации перечисляться налоги. Несмотря на то, что бланк 6-НДФЛ по филиалу передается также и в основной налоговый орган, фактическое перечисление суммы налога происходит в налоговую, к которой относится ОП.

Стоит помнить, что налогоплательщик обязан независимо от численности работающего в обособленном подразделении персонала своевременно предоставлять отчетность налоговикам.

Это требование относится даже к ОП, в котором была осуществлена выплата дохода всего одному сотруднику. Если по каким-то причинам в указанный срок передача 6-НДФЛ не была осуществлена в налоговую, то компания может быть оштрафована за неисполнение обязанностей.

Особенности подачи декларации 6-НДФЛ смотрите в видео:

Что делать с 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения

Для такого решения у руководителя компании может быть ряд причин. Независимо от них, практически у каждого возникает вопрос, как в этом случае осуществляется процесс сдачи 6-НДФЛ? Во время процедуры ликвидации ОП работающие ранее в нем специалисты могут быть:

  • Уволены. Такое решение руководителем принимается чаще всего в случае полной ликвидации компании и всех его подразделов. В этой ситуации 6-НДФЛ при закрытии обособленного подразделения и головного офиса станет последним отчетом, который обязан быть предоставлен в налоговую своевременно. В нем должны будут полностью отражены суммы последних доходов и суммы вычитаемых налогов. В качестве дополнительной информации в нем также должны присутствовать все даты, когда было осуществлено фактическое получение дохода и последующее удержание из него налога. Данная информация в оформляемом отчете должна присутствовать по всем сотрудникам из головного офиса и подразделений.
  • Переведены на другое место работы. То есть все работники с ликвидируемого ОП переводятся в любое другое ОП, имеющееся в компании. В иной ситуации перевод работников может быть осуществлен в головной офис.

Процесс оформления формы 6-НДФЛ в ситуации с ликвидацией ОП немного отличается от стандартного заполнения по используемым в этой процедуре правилам. В этой ситуации составление отчета начинается с даты, открывающей начало календарного года, и заканчивается датой снятия ОП с учета. Если ликвидации подвергается ОП, которое было открыто в текущем году, то составление отчетности должно начинаться с даты регистрации филиала.

Несмотря на то, что во время деятельности подразделения подача отчета 6-НДФЛ осуществлялась в основную и территориальную налоговую службу, при ликвидации такой отчет составляется лишь в одном экземпляре и предоставляется в местную налоговую службу.

В случае если процедурой ликвидации занимаются крупные налоговые агенты, то существующее на данный момент законодательство предоставляет каждому из них право выбора. Крупные организации в этой ситуации по своему усмотрению решают, куда лучше и удобнее им передавать 6-НДФЛ: в территориальную или главную налоговую.

Форма 6-НДФЛ предоставляется в территориальную ФНС, где ранее была проведена регистрация подразделения. Подобное требование касается и передачи отчета при ликвидации подразделения.

НДФЛ при закрытии обособленного подразделения

По общему правилу организации, признаваемые налоговыми агентами по НДФЛ в соответствии со ст. 226 НК РФ, представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Однако если организация ликвидируется или реорганизуется в течение налогового периода, то справки по форме 2-НДФЛ должны быть поданы ликвидируемой или реорганизуемой организацией за период с начала налогового периода до даты ликвидации или реорганизации (п. 3 ст. 55 НК РФ, письмо ФНС России от 26.10.2011 № ЕД-4-3/[email protected]).

Вместе с тем следует учитывать, что закрытие обособленного подразделения нельзя приравнять к ликвидации или реорганизации налогового агента. Поэтому, по нашему мнению, у организации не возникает обязанности по представлению справок 2-НДФЛ за работников подразделения до истечения текущего налогового периода.

Законодательством о налогах и сборах не определено, в какой срок и в какой налоговый орган следует представлять сведения о доходах физических лиц при закрытии обособленного подразделения.

В разъяснениях ФНС России, приведенных в письме от 28.03.2011 № КЕ-4-3/4817, указано, что если деятельность обособленного подразделения в связи с ликвидацией прекращается до завершения налогового периода, то сведения о доходах физических лиц — сотрудников обособленного подразделения представляются в налоговый орган по месту учета обособленного подразделения за последний налоговый период.

При этом последним налоговым периодом в данном случае является период от начала календарного года до завершения ликвидации.

Но в более поздних разъяснениях (письмо ФНС России от 07.02.2012 № ЕД-4-3/1838) сделан вывод, что сведения о доходах физичес­ких лиц закрытого обособленного подразделения могут быть представлены в налоговый орган по месту учета головной организации.

Таким образом, в связи с наличием неясностей актов законодательства о налогах и сборах, отсутствием четкой позиции в официальных разъяснениях контролирующих органов можно сделать вывод, что у организации отсутствуют обязанности по представлению сведений о доходах работников закрывающегося обособленного подразделения до окончания налогового периода. При этом у организации сохраняется право поступить таким образом, но с учетом того, что справки должны быть поданы в налоговый орган по месту учета обособ­ленного подразделения до его закрытия.

Справки по форме 2-НДФЛ о доходах, выплаченных работникам обособленного подразделения, подают в инспекцию по его местонахождению с учетом следующих особенностей.

При заполнении справки о доходах в п. 1.1 раздела 1 справки указываются ИНН организации, КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации (письмо ФНС России от 20.08.2012 № ЕД-4-3/[email protected]).

Вне зависимости от того, что старое обособленное подразделение закрыто, а новое открыто в одном и том же месте, их следует рассматривать как два различных обособленных подразделения с разными КПП. В письме Минфина России от 29.03.2010 № 03-04-06/55 разъяснено, что если работник организации в течение налогового периода работает в нескольких обособ­ленных подразделениях, то сведения о доходах такого работника должны быть представлены в налоговый орган по месту нахождения каждого обособленного подразделения.

Таким образом, в отношении одного и того же работника может быть представлено несколько справок по форме 2-НДФЛ. Следовательно, за каждого работника подразделения ваша организация должна представить по итогам 2013 г. две справки: в первой (с КПП закрытого обособленного подразделения) необходимо отразить доходы за январь — февраль, а во второй (с КПП вновь открытого обособленного подразделения) — указать доходы за март — декабрь.