Как оформить договор аренды автомобиля с сотрудником

Оглавление:

Арендуем автомобиль у работника и начисляем страховые взносы

Автор: Сенин Н. К., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Вопрос:

Организация по договору аренды транспортного средства без экипажа арендует у своего работника автомобиль. Управлять им поручено тому же работнику, что он и делает, в течение дня выполняя поездки в интересах организации. Это подтверждается данными путевых листов. Облагаются ли выплаты по такому договору страховыми взносами?

Ответ:

В деятельности хозяйствующих субъектов нередко случается так, что их работники, находящиеся на определенных должностях и периодически совершающие поездки в интересах этих субъектов, используют для поездок собственные автомобили, то есть личное имущество. В соответствии со ст. 188 ТК РФ они вправе претендовать на возмещение расходов, связанных сиспользованием, износом (амортизацией) этого имущества.

Однако государство устанавливает ограничение на размеры такой компенсации. Формально можно компенсировать названные затраты в полном размере и они, являясь компенсационными, не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Но вот на расходы по налогу на прибыль, единому налогу на УСНО или ЕСХН такие затраты можно отнести в очень небольшой сумме.

Соответствующие пределы обозначены в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:

Легковые автомобили с рабочим объемом двигателя

Предельный размер компенсации в месяц, руб.

До 2 000 куб. см включительно

Свыше 2 000 куб. см

Размеры этих компенсаций, безусловно, смехотворны и далеко не отражают реальных расходов работника, использующего свой автомобиль в интересах организации. Поэтому хозяйствующие субъекты используют другой способ, позволяющий компенсировать расходы в полной сумме, которая целиком может быть отнесена на расходы в целях налогообложения. Для этого с работником заключается договор аренды транспортного средства (ТС) без экипажа.

Как обычно оформляется договор аренды транспортного средства?

В соответствии с пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ арендные платежи за арендуемое имущество относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, без ограничения.

Почему хозяйствующие субъекты предпочитают заключать именно договор аренды транспортного средства без экипажа? Данный договор подразумевает предоставление ТС во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). В этом его отличие от договора аренды транспортного средства с экипажем (фрахтования на время), согласно которому арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

То есть если арендодатель – физическое лицо, во втором случае договор подразумевает оказание этим лицом услуг арендодателю, в результате чего возникает объект обложения страховыми взносами.

Договор аренды транспортного средства без экипажа сам по себе не требует от арендодателя оказания каких-либо услуг, поэтому и базы для обложения страховыми взносами нет.

Почему такое оформление стало небезопасным?

Но на практике данный договор все равно может рассматриваться как договор с элементами оказания услуг – как раз в том случае, если согласно этому договору транспортным средством пользуется именно работник-арендодатель. И налогоплательщик-арендатор может быть принужден к уплате страховых взносов с сумм выплат по этому договору. Существенно, что такова позиция ВС РФ. Это видно из его Определения от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395.

В нем рассмотрен период до 01.01.2017, когда страховые взносы начислялись в соответствии с Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Конечно, с указанной даты страховые взносы рассчитываются по правилам гл. 34 НК РФ, но надо признать, что нормы, которыми воспользовались арбитры в данном случае, аналогичны положениям НК РФ. Кроме того, надо иметь в виду, что согласно Федеральному закону от 03.07.2016 № 250-ФЗ органы ПФР сохранили право проводить проверки правильности начисления страховых взносов за периоды до 01.01.2017 и если у плательщика страховых взносов в то время действовал такой договор, риск доначисления взносов значителен.

В указанном определении ВС РФ поддержаны выводы нижестоящих судов, а они сводятся к следующему.

В Постановлении АС СКО от 27.06.2017 № Ф08-3727/2017 по делу № А53-27263/2016 отмечается, что работник (он же руководитель организации) заключил с организацией два договора аренды транспортного средства без экипажа (каждый – на отдельный автомобиль, принадлежащий работнику), именно он и пользовался этими транспортными средствами в служебных целях. Судьи указали на то, что применительно к договору аренды транспортного средства без экипажа арендатор своими силами осуществляет управление арендованным ТС и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ).

В отличие от этого, по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору ТС за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

В отношении рассмотренных договоров аренды не было выявлено, что их участники установили отдельно стоимость арендной платы за пользование имуществом и плату за объем оказанных услуг.

Работник-арендодатель лично управлял автомобилями, которые предоставил в аренду. Организация в связи с этим ссылалась на то, что у него разъездной характер работы, а должность водителя не предусмотрена штатным расписанием. Но судьи пришли к выводу о фактическом выполнении арендодателем услуг управления транспортным средством. Они поддержали доводы чиновников: совокупный анализ условий о правах и обязанностях сторон спорных договоров, а также представленных при проверке документов (путевых листов, ежемесячных актов оказанных услуг в связи с арендой автомобиля, полиса ОСАГО) свидетельствует о наличии в них признаков соглашений об аренде транспортного средства с экипажем. Во всех представленных путевых листах за рассмотренный период в качестве водителя был указан работник-арендодатель. В полисе ОСАГО отражено, что договор страхования автотранспортного средства заключен страхователем в отношении автомобиля, используемого для личных целей (а не для целей проката, краткосрочной аренды). Согласно полису единственным допущенным к управлению автотранспортным средством лицом является этот же работник, то есть больше никто не имел права управлять ТС.

Арбитры пришли к выводу, что выплаты по договорам аренды, произведенные в пользу данного работника, являются объектом для начисления страховых взносов на основании ч. 2 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ (норма, аналогичная п. 2 ст. 420 НК РФ).

То есть в данном случае организация, являясь плательщиком страховых взносов, фактически заключила договор аренды транспортного средства с экипажем с физическим лицом, услуги которого и оплачивались юридическим лицом (собственником транспортного средства и лицом, управляющим им, выступало одно физическое лицо).

Важно, что аналогичную позицию занял ВС РФ. И с большой долей вероятности ее будут учитывать органы контроля (фонды) во время проверок периодов до 01.01.2017, а также налоговики, обращаясь к периодам после этой даты.

Как поступать теперь?

Итак, в подобной ситуации (когда сданным организации в аренду транспортным средством управляет сам же собственник этого имущества) целесообразнее заключать договор аренды транспортного средства с экипажем, что, надо признать, и отразит фактические взаимоотношения арендатора и арендодателя. При этом важно непосредственно в договоре показать по отдельности суммы арендной платы за ТС и услуг по управлению им.

Отметим, что в рассмотренном деле № А53-27263/2016 организация в итоге все-таки признала, что договор, по сути, является договором аренды транспортного средства с экипажем, и предложила облагать страховыми взносами лишь часть предусмотренной каждым из договоров суммы. Но поскольку эта часть в самих договорах не была обозначена, судьи решили, что облагаться страховыми взносами должна вся сумма договора.

Хотя имеется Постановление АС ВВО от 22.01.2016 № Ф01-5656/2015 по делу № А43-8503/2015, в котором при отсутствии указанного разделения в договоре аренды транспортного средства с экипажем было вынесено решение в пользу плательщика взносов. Раз нет выделенной стоимости услуг в общей стоимости договора, то нет и базы для обложения страховыми взносами – так рассудили арбитры. А в Постановлении АС ЗСО от 06.02.2017 № Ф04-7008/2017 по делу № А27-15074/2016 говорится: порядком исчисления страховых взносов не установлено если договором аренды предусмотрена единая цена, страховые взносы исчисляются с полной цены договора. Не предусматривает при заключении подобных договоров разделение арендной платы на составляющие и ГК РФ (Постановление ФАС ПО от 15.01.2013 по делу № А65-16395/2012).

Тем не менее, в свете сказанного в Определении ВС РФ от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395 становится рискованным для плательщиков страховых взносов и далее избегать такого разделения. Позиция арбитражных судов может измениться.

Впрочем, высшие судьи ничего не решили по поводу того, каким должен быть размер этих составляющих относительно друг друга, да они и не вправе это делать. Следовательно, арендодатель и арендатор сами решают, какую сумму указать в договоре в качестве платы за услуги по управлению транспортным средством.

Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)

На нашем форуме очень часто встречаются вопросы о том, как оформить отношения с сотрудником, который использует личный автомобиль в служебных целях и какие налоговые последствия имеет тот или иной вариант оформления. Три года назад мы опубликовали статью, подробно отвечающую на такие вопросы (см. «Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля»). Однако с тех пор статья несколько устарела. Во-первых, ЕСН был заменен страховыми взносами. Во-вторых, появились новые разъяснения и судебная практика, связанные с данным вопросом. Статья, которую мы сегодня предлагаем вашему вниманию, учитывает все эти изменения.

Вариант 1. Ссуда

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без каких-либо ограничений.

Минусы:

  • Необходимость уплаты налога на прибыль по договору;
  • Риски доначисления налога на прибыль;
  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Работник не получает дополнительного вознаграждения;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление транспортным средством (ТС).

Первый вариант предполагает заключение с работником-автовладельцем договора безвозмездного пользования машиной. Соответственно, транспортное средство переходит во владение организации и находит отражение в ее бухгалтерском учете (как и арендованное имущество, оно учитывается за балансом, т.к. право собственности сохраняется за сотрудником — ст. 689 ГК РФ). Факт владения имуществом дает следующие преимущества: фирма может учитывать расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ), а также расходы по текущему и капитальному ремонту (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Кроме того, в расходы на законных основаниях можно включить оплату технического обслуживания, страхования, мойки, парковки и т п. То есть фактически расходы учитываются так же, как и по собственным автомобилям (ст. 695 ГК РФ, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.

Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России от 19.04.10 № 03-03-06/4/43, п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ от 22.12.05 № 98). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора. А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать налог на прибыль невозможно. Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются. Так что, какую сумму налога не заплати, всегда останется почва для споров.

Теперь давайте посмотрим, что при ссуде происходит с налогами и взносами, касающимися собственника транспортного средства.

Очевидно, что налога на доходы физических лиц в данном случае не возникает, поскольку никаких выплат в пользу сотрудника не производится (договор ссуды — безвозмездный). По той же причине (выплат по договору не производится) данный договор не порождает обязательств, связанных с уплатой страховых взносов. Но даже если бы они и производились, взносов все равно бы не было. Ведь согласно пункту 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ* выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

Надо отметить, что заключение договора ссуды не исключает возможности использования сотрудником автомобиля и в свободное от работы время. Но для этого нужно будет оформить кадровую документацию. В частности, приказ по организации, на основании которого управлять данным автомобилем поручается работнику, являющемуся его собственником.

Кроме того, желательно указать в приказе (или в ином внутреннем документе организации), что машина не обязательно должна храниться в месте нахождения организации. Это позволит сотруднику забирать машину после работы и на выходные дни. Правда, если планируется делать это постоянно, лучше зафиксировать данное положение непосредственно в договоре, а каждую передачу машины из рук в руки фиксировать актом с указанием показаний одометра, количества топлива в баке и результатов внешнего осмотра автомобиля. Это поможет избежать проблем с учетом топлива, израсходованного сотрудником во внерабочее время, снимет вопросы по «внеплановому» пробегу и поспособствует урегулированию спорных вопросов, если во время такой «увольнительной» с автомобилем что-то случится.

Вариант 2. Аренда

Плюсы:

  • Учет всех расходов на автомобиль без ограничений;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение.

Минусы:

  • Необходимость заключения дополнительного договора;
  • Необходимость оформления кадровой документации на управление ТС;
  • Риск доначисления страховых взносов, если автомобилем управляет собственник;
  • Вознаграждение сотруднику облагается НДФЛ.

Если вы планируете выплачивать работнику вознаграждение за использование личного автомобиля, то договор ссуды не подходит. Ведь по нему никаких выплат быть не может. Максимум, что допускает договор, так это выдачу денег на топливо под отчет.

В такой ситуации можно воспользоваться вторым вариантом и оформить договор аренды автомобиля (ст. 633, 643 ГК РФ). По нему арендатор также может учесть расходы на ГСМ, ремонт, техосмотр и страховку. Но для этого в договор аренды нужно включить положения о том, что расходы по ремонту (с указанием его типа — текущий, капитальный), техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор (ст. 644, 646 ГК РФ, подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание, что в нашем случае (сотрудник использует свой личный автомобиль в служебных целях) следует заключать договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ). Дело в том, что передавать в аренду автомобиль с экипажем может только лицо, заключившее с водителем трудовой договор (абз. 2 п. 2 ст. 635 ГК РФ). Очевидно, что при аренде авто у собственного сотрудника это условие невыполнимо — иначе сотрудник должен будет заключить трудовой договор сам с собой. В то же время, законодательство не запрещает закрепить арендованную машину за работником-собственником, издав соответствующий приказ по организации (правда, в этом случае существует риск начисления страховых взносов, т.к. при проверке данный договор могут переквалифицировать в договор аренды транспортного средства с экипажем).

Сама же арендная плата взносами не облагается. Основание — уже упоминавшийся пункт 3 статьи 7 Закона № 212-ФЗ, где сказано, что выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, взносами не облагаются.

При этом арендная плата является доходом сотрудника (подп. 4 п. 1 ст. 208 НК РФ), при выплате которого организация должна удержать НДФЛ (ст. 226 НК РФ).

Вариант 3. Компенсация

Плюсы:

  • Не нужно заключать дополнительный договор;
  • Не нужно издавать кадровый документ о поручении сотруднику управлять ТС;
  • Работник получает дополнительное вознаграждение;
  • Выплаты не облагаются НДФЛ и взносами.

Минусы:

  • Ограниченный размер компенсации, которую можно учесть в расходах;
  • Возможны споры по вопросу учета расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр;
  • Возможны риски признания выплат объектом обложения НДФЛ и взносами.

В ситуации, когда работнику необходимо не только компенсировать стоимость ГСМ, но и выплачивать вознаграждение за использование личного транспорта, возможен еще один вариант оформления документов. Он отличается простотой, т.к. в данном случае не нужно заключать какой-либо договор. Достаточно будет служебной записки сотрудника и приказа по организации. Дело в том, что статья 188 Трудового кодекса говорит, что если сотрудник использует при работе свое имущество, и это происходит с согласия и ведома работодателя, то организация обязана возместить сотруднику расходы, связанные с использованием имущества и выплатить компенсацию за его использование, износ (амортизацию).

Но, применяя этот вариант, нужно учитывать, что максимальный размер компенсации (именно компенсации, а не оплаты ГСМ и прочих расходов!), который можно учесть при налогообложении прибыли, ограничен (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, постановление Правительства РФ от 08.02.02 № 92). Например, за легковое авто с двигателем объемом до 2000 куб. см. компенсация, учитываемая в расходах, не может быть больше 1200 руб. в месяц. А для более мощных авто — 1500 руб. в месяц.

А вот НДФЛ и взносами компенсация не облагается независимо от того, в каком размере она выплачивается. Ведь ни статья 217 НК РФ, ни статья 9 Закона № 212-ФЗ не содержат каких-либо ограничений по размеру компенсаций (см. письмо Минфина России от 31.12.10 № 03-04-06/6-327 и определение ВАС РФ от 05.08.11 № ВАС-8118/11).

Не облагаются «зарплатными» налогами и суммы, выплачиваемые сотруднику для компенсации его расходов на ГСМ, ремонт и техосмотр, т. к. они не являются вознаграждением и не образуют доход работника. При этом данные суммы в полном размере учитываются в расходах. Для них в Налоговом кодексе каких-либо лимитов не установлено (п. 49 ст. 264 НК РФ). Правда, Минфин считает, что затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт уже учтены при расчете предельных размеров компенсации (письмо от 16.05.05 № 03-03-01-02/140). Однако такой подход противоречит статье 188 ТК РФ, которая предусматривает два вида выплат сотруднику, использующему свое имущество в интересах работодателя.

Однако такой вариант оформления, как выплата компенсации, не лишен рисков. Риск возникает в ситуации, когда работник использует в служебных целях автомобиль, собственником которого, согласно данным ГИБДД, является другое лицо. То есть, проще говоря, с ситуацией, когда работник управляет автомобилем «по доверенности». Последние разъяснения Минфина исходят из того, что в подобном случае суммы, выплачиваемые сотруднику, нельзя считать компенсацией, выплачиваемой на основании статьи 188 ТК РФ. А значит, такая выплата должна облагаться НДФЛ и взносами (см. письмо Минфина России от 21.09.11 № 03-04-06/6-228).

Такой подход, кстати, налагает дополнительные обязанности на организацию и в той ситуации, когда сотрудники используют для работы свои собственные автомобили. Ведь Минфин требует, чтобы в организации были документы, подтверждающие, что работник, получающий компенсацию, является собственником автомобиля. А значит, у работников нужно требовать ПТС и снимать с него копию.

Надо отметить, что, на наш взгляд, подобный подход Минфина не соответствует логике законодателя. В статье 188 ТК РФ намеренно использован термин «личное», а не «собственное». Мы считаем, что это сделано именно для того, чтобы без лишних формальностей отделить имущество, принадлежащее работнику, от имущества организации. И при этом совершенно неважно, на каком именно праве принадлежит имущество сотруднику. Главное, что оно не принадлежит организации. Минфин же, на наш взгляд, искажает логику законодателя, подменяя понятия. Понятно, что отстаивать свою правоту при наличии подобного письма Минфина, организации придется в суде. Поэтому, если сотрудник пользуется автомобилем «по доверенности», а организация не хочет втягиваться в разбирательства, то ей стоит избрать другой способ оформления использования автомобиля сотрудника в служебных целях.

* Федеральный закон от 24.07.09 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Аренда автомобиля сотрудника без экипажа – как отразить в учете?

По мнению контролирующих органов (письма Минфина России от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1), для подтверждения расходов в виде арендной платы по договору аренды транспортного средства (ТС) необходимы, в том числе:

  • акт приемки-передачи арендованного имущества,
  • иные документы, подтверждающие использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора.

К таким документам, в частности, относятся приказ руководителя организации о закреплении арендованного ТС за сотрудниками и заявки на использование арендованного автомобиля. К названным документам нужно приложить также копии путевых листов, которые позволят определить регулярность и время использования, а также маршрут движения арендованных транспортных средств.

Расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и ремонт автомобиля, понесенные вашей организацией в процессе эксплуатации арендованного автомобиля, подтверждаются документами о приобретении и расходовании топлива, о проведении ремонтных работ.

Документами, подтверждающими покупку ГСМ, являются платежные документы об оплате топлива (например, кассовые чеки). Количество израсходованного топлива подтверждается путевыми листами.

Документами, подтверждающими расходы на ремонт автотранспортного средства, являются, например, акты выполненных ремонтных работ (унифицированная форма акта отсутствует, поэтому исполнитель может составить акт в произвольной форме с соблюдением требований о необходимых реквизитах, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

При аренде автомобиля без экипажа у вашей организации-арендатора не возникает:

  • расчетов по НДС, связанных с данной операцией;
  • каких-либо налоговых последствий в части уплаты налога на прибыль;
  • обязательств по уплате налога на имущество (т. к. имущество (автомобиль), полученное вашей организацией-арендатором по договору аренды, остается собственностью арендодателя);
  • обязательств по уплате транспортного налога (т. к. автомобиль зарегистрирован на арендодателя (ст. 357 НК РФ), при этом, если ваша организация поставит автомобиль на временный учет в ГИБДД, то плательщиком транспортного налога все равно будет арендодатель (письмо Минфина России от 04.03.2011 № 03-05-05-04/04)).

При аренде автомобиля у физического лица, которое не является предпринимателем, ваша организация-арендатор выступает как налоговый агент (п. 2 ст. 226 НК РФ) и должна удержать с суммы арендной платы НДФЛ по ставке 13 % и перечислить удержанную сумму налога в бюджет по месту учета вашей организации-арендатора в налоговом органе не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет физлица (п.п. 4 и 6 ст. 226 НК РФ, письмо Минфина России от 01.06.2011 № 03-04-06/3-127, от 06.12.2010 № 03-04-06/3-290 и от 16.08.2010 № 03-04-05/3-462).

Сумма арендной платы, выплаченная физическому лицу за пользование автомобилем, не облагается страховыми взносами во внебюджетные фонды (ч. 3 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 № 550-19).

Взносы на страхование от несчастных случаев с арендной платы уплачиваются только в том случае, если такая обязанность установлена договором аренды (п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

В бухгалтерском учете организации-арендатора формируются проводки (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н):

Дебет 001 – арендованный автомобиль отражен за балансом;

Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 73 (76) – начислена арендная плата;

Дебет 20 (26, 44 или иной счет учета затрат) Кредит 60 (76) – учтены расходы на содержание автомобиля;

Дебет 19 Кредит 60 (76) – учтены суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю;

Дебет 68 Кредит 19 – суммы НДС, предъявленного контрагентами в части расходов по автомобилю, приняты к вычету;

Дебет 73 (76) Кредит 68.01 – удержан НДФЛ из суммы арендной платы, начисленной арендодателю;

Дебет 73 (76) Кредит 51 – выплачена арендная плата за «минусом» удержанного НДФЛ.

Самую полную информацию о порядке заключения договора аренды транспортного средства без экипажа, и о налоговых последствиях, которые возникают у сторон договора, можно найти в справочнике «Договоры: условия, формы, налоги» в разделе «Юридическая поддержка» в ИС 1С:ИТС.

Как оформить с сотрудником договор аренды автомобиля

Статьи по теме

Многие компании берут транспорт в аренду у своих сотрудников. Какие особенности имеет договор аренды автомобиля и как заключить с сотрудником такой договор.

Договор аренды автомобиля, который компания собирается заключить со своими сотрудником, это вариант договора аренды движимого имущества физического лица. Другое название соглашения – договор аренды транспортного средства, но в данном случае под транспортным средством подразумевают только автомобиль, а не водное или воздушное судно либо иное средство передвижения. Речь может идти как о договоре аренды легкового автомобиля, так и грузового транспорта.

Договор аренды автомобиля у сотрудника оформляют по правилам о движимом имуществе

Компании по разным причинам может понадобиться автотранспорт кого-то из работников. Например, водитель трудоустраивается в организацию, которая занимается регулярным извозом. Или наоборот, не предполагается, что работник сам будет постоянно управлять автомобилем. От того, какой вариант нужен компании, зависит выбор варианта договора: аренды с экипажем или без. Но в обоих случаях компания выступает в роли арендатора, а сотрудник – арендодателя.

Типовой договор аренды автомобиля у физического лица, который подразумевает присутствие экипажа, отличается от сходного документа, в котором условие об экипаже отсутствует.

Договор аренды легкового автомобиля или грузового транспорта может быть без условия об экипаже

Общими для обоих вариантов договора являются несколько черт:

  1. В договоре указывают все характеристики автомобиля, а также документы, которые подтверждают право сотрудника на это имущество, и технические документы (свидетельство о регистрации, паспорт и т. д.).
  2. Отмечают, в каком состоянии находится имущество. К договору можно приложить заключение эксперта.
  3. Пишут, что при наличии у третьих лиц прав на автомобиль владелец обязан предупредить арендатора. Также указывают санкции, которые последуют, если предупреждения не будет.
  4. Выбирают, какая из сторон договора возьмет на себя расходы по страхованию, содержанию, техобслуживанию автомобиля. Здесь же пишут, как вторая сторона будет это компенсировать.
  5. Указывают права и обязанности сторон в соответствии с законом. В частности, прописывают обязанность арендатора своевременно отчислять платежи по аренде.
  6. Включают условие, что арендатор берет на себя обязанность возместить ущерб третьим лицам, если этот ущерб нанесут при участии объекта аренды. Это императивное требования ст. 648 ГК РФ, его изменить нельзя.
  7. Указывают срок действия соглашения.
  8. Отмечают, какой суд будет рассматривать споры из данного договора.
  9. Вписывают реквизиты сторон, ставят подписи и печать, если она есть у организации.

В типовой договор аренды автомобиля у физического лица можно включить условие о наличии экипажа

Отличия между договором аренды автомобиля с экипажем и без состоят, например, в том, что:

  1. Аренда автомобиля с экипажем означает, что работник сам будет оказывать соответствующие услуги работодателю (ст. 632 ГК РФ). Если автомобиль сдают в аренду без экипажа, действует норма ст. ст. 611 ГК РФ.
  2. В случае аренды с экипажем владелец сам поддерживает автомобиль в рабочем состоянии (ст. 634 ГК РФ).

Есть и другие отличия. Сравните образец договора аренды автомобиля без экипажа с образцом договора аренды автомобиля с сотрудником организации, если сотрудник сам будет им управлять по договору.

О договоре аренды автомобиля делают ссылку в трудовом договоре и приказе

Помимо оформления договора аренды автомобиля у сотрудника, необходимо обратить внимание на оформление трудового договора. Если соглашение об аренде подписывают при приеме человека на работу, в трудовой договор можно включить пункт, что при использовании личного имущества сотрудника компания обязана выплачивать компенсацию. В условии об использовании автомобиля сотрудника пишут, что размер компенсации стороны определят в отдельном соглашении. При составлении договора аренды автомобиля у сотрудника в документе нужно сделать ссылку на трудовой договор.

Однако такое условие включать в трудовой договор не обязательно. Поэтому если договор аренды автомобиля оформляют с сотрудником, который уже работает в компании, вносить изменения по ст. 72 ТК РФ в трудовой договор не нужно. Важно, чтобы в соглашении было указано, что сотрудник будет получать от компании компенсацию за использование автомобиля (ст. 188 ТК РФ). Кроме того, компания издает приказ о выплатах сотруднику. Сотрудника знакомят с приказом под роспись.

Читайте в рекомендациях Системы Юрист

Самые популярные рекомендации в Системе Юрист в этом месяце

Восемь опасных условий договоров аренды, услуг и подряда
Смотрите, какие условия суды чаще всего оценивают по-разному. Возьмите в договор безопасные формулировки таких условий. Используйте позитивную практику, чтобы убедить контрагента включить условие в договор, а негативную – чтобы убедить отказаться от условия.

Как судиться с приставами: алгоритм работы
Оспаривайте постановления, действия и бездействие пристава. Освобождайте имущество от ареста. Взыскивайте убытки. В этой рекомендации все, что нужно: четкий алгоритм, подборка судебной практики и готовые образцы жалоб.

Как налоговая на самом деле проверяет сведения в ЕГРЮЛ
Читайте восемь негласных правил регистрации. Основано на показаниях инспекторов и регистраторов. Подойдет для компаний, которым ИФНС поставила метку о недостоверности.

20 новых правовых позиций судов о взыскании судебных расходов
Свежие позиции судов по неоднозначным вопросам взыскания судебных расходов в одном обзоре. Проблема в том, что множество деталей до сих пор не прописано в законе. Поэтому в спорных случаях ориентируйтесь на судебную практику.

Обзор практики по уведомлению контрагентов
Отправляйте уведомление на сотовый, по e-mail или бандеролью.

Оформление договора аренды автомобиля между сотрудником и организацией

По причине производственной необходимости организация (юридическое лицо) вправе арендовать имущество у своего сотрудника (физического лица). Такая сделка регламентируется Гражданским кодексом (статьи 642-648), в котором прописаны правила аренды авто без услуг водителя. Сотрудник получает доход в виде арендной платы и зачастую в рамках своих служебных обязанностей эксплуатирует автомобиль. Компания решает вопросы транспортировок и перевозок, не приобретая транспорт. Процедура оформления аренды требует подписания акта приемки, арендного договора, передачи документов на машину (копий) арендатору.

Как осуществляется процедура?

После проверки права собственности на машину или наличия доверенности, которая дает право физическому лицу сдавать автомобиль в аренду, согласовывается сумма арендной платы. Для организации данный вопрос важен, поскольку контролирующие органы при проверке обращают внимание на обоснованность таких выплат. Можно опираться на указание Министерства финансов, изложенное в письме под номером 03-11-04/2/52 от 19.08. 2005 г., что компания обязана устанавливать размер арендной платы, ориентируясь на цены своего региона. Руководитель организации подписывает приказ, обосновывающий аренду производственной необходимостью, что позволяет избежать проблем при проверке налоговой инспекцией. Юрист или иное лицо компании, имеющее доверенность на заключение договоров, подписывает с арендодателем документ аренды машины без экипажа.

Момент передачи автомобиля по акту приемки считается началом действия договора. При этом хозяин авто обязан передать арендатору документы: свидетельство о регистрации, копию техпаспорта, действительный талон технического осмотра, страховку. Вносить страховые премии за время аренды может и компания, если это предусмотрено договором. Акт приемки составляется от руки в произвольной форме или распечатывается (формы № ОС-1, ОС-16 без открытия инвентарной карты). В документе обязательно прописывается полная стоимость имущества, пробег и технические особенности машины, модель, идентификационные номера.

Составление договора аренды авто у сотрудника

Арендный договор не имеет установленной формы, не требует регистрации и нотариального заверения. Бланк можно скачать по ссылке или написать документ от руки в 2-х экземплярах, которые будут иметь одинаковую юридическую силу при разрешении споров в судебном порядке. Часть 3 статьи 607 Гражданского кодекса предупреждает, что арендный договор считается незаключенным, если в нем не прописаны характеристики автомобиля (модель, год выпуска, цвет, агрегатные номера двигателя и кузова, номер госрегистрации).

Важным аспектом для расчетов с бухгалтерией является сумма, периодичность и порядок внесения арендных выплат. Статья 614 ГК предусматривает, что вознаграждение арендодателю может выплачиваться ежемесячно фиксированной суммой или зависеть от режима работы, числа выездов, пробега. Отдельным пунктом договора прописываются особенности эксплуатации транспортного средства. Например, запрет владельца на использование пассажирского автобуса в качестве средства для перевозки грузов, ограничения по пробегу в сутки, запрет на субаренду. В документе оговариваются затраты на капитальный ремонт при долгосрочной аренде. Расходы на эксплуатацию и профилактику машины, ГСМ несет арендатор, если иное не предусмотрено текстом договора. В эти расходы включается не только заправка, но и мойка, оплата стоянок, текущего ремонта, страховки. Все расходы подтверждаются соответствующими документами.

Установленные налоги и выплаты

Арендная плата учитывается при формировании налоговой базы, на основании которой начисляется налог на прибыль. При этом выплаты арендодателю оформляются как необходимые для производственной деятельности или реализации продукции. В соответствии с письмом УФНС № 20-12/041966.1 от 30.04.2008 г. подтверждают эксплуатацию арендованного авто для производственных нужд следующие документы:

  • Приказ руководства о закреплении машин за конкретными работниками организации;
  • Заявки на использование машин в производственных целях;
  • Путевые листы или их копии, по которым отслеживается маршрут и периодичность использования арендованного транспорта.

Внесение арендных расходов в бухгалтерскую документацию происходит в конце отчетного периода либо в день выплаты. Уменьшить налоговую базу путем вычета расходов на обслуживание и аренду авто можно, если имеются подтверждающие документы: путевые листы, чеки, квитанции, акты выполненных работ, накладные. По отношению к арендодателю организация выступает налоговым агентом и взимает НДФЛ с арендных выплат. Ставка 13% применяется к резиденту, 30% — к нерезиденту. Страховыми взносами сумма аренды не облагается, если транспортное средство арендовано без экипажа.

Заключение

Более простым в оформлении и учете является договор об аренде авто у сотрудника, не предусматривающий услуг по эксплуатации. При передаче автомобиля арендатору составляется акт приемки. Подписывается договор в 2-х экземплярах без нотариальной заверки. Организация в качестве налогового агента взимает налог с арендной платы и перечисляет его в государственный бюджет. Владелец машины (его доверенное лицо) обязан передать арендатору документы на автомобиль.